社内ブログは何に使えるのか？

１．コミュニケーションツールとしてのブログ(縦割に効くのは理屈ではなく横方向への共感)

・縦割り問題とは?
縦割り問題とは縦方向の繋がりが強い組織が、横方向の繋がりを必要とする仕事に適応できない問題を指します。メディアでは行政がよく槍玉に挙げられますが、大企業のほとんどが抱えている問題です。また、いわゆる「中央」と「支店」間の壁とは別に、支店内の部署間にもプチ縦割り問題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

こういった縦割り問題の原因としては、支店間、部署間におけるコミュニケーションの場の不在、又は不足が最も大きいでしょう。

・縦割り組織にありがちな他部署への想像力欠如
知りもしない他組織、他部署に関して、人は安易に批判的になります。建設的な批判であれば意味もあるのかもしれませんが、嫌悪感ばかりが先行して最初に批判(嫌悪)ありきの論調が蔓延する事も少なからず起こります。こうして、ますます縦の溝は深くなっていきます。

・古来より伝わる縦割り問題への対処法とその問題
古来よりこういったコミュニケーション不足から起こる問題に対して、飲みにケーションや、非公式ミーティングルーム(喫煙場所等)での雑談といった対処(予防)方法が取られてきました。これらは確かに有効ですが、様々な制約が存在します。地理的な制約、時間的な制約、金銭的な制約、健康上の制約、挙げていけばまだまだありそうですが、誰でも、誰とでも、何時でも、気軽に参加できるというわけではありません。また、記録にも残らないので重要な知識や情報がやり取りされても、後から検索をする事ができません。(これはメリットでありデメリットですが)

・ブログで繋がる横方向のコミュニティ
この点、ブログを通じたコミュニケーションでは物理的な制約をほとんど受けません。また、電子データとして記録されるため、後から検索をかける事も、重要な知識や情報のやり取りを、多くの人と共有する事もできます。ただし、メールが普及した今もなお、手紙が使われているように、飲みにケーション等旧来手法の役割は存在し続けるでしょう。(むしろ促進されるかもしれません)

2.マニュアルツールとしてのブログ(暗黙知、ノウハウの蓄積と共有)
ある仕事の担当者が異動になった途端に、その前任者が蓄積していたノウハウも一緒に消えてしまう。十分な引継ぎを受けていない新任者は、また一からノウハウを構築していく。これは悲劇です。

本来なら前任者は自分の蓄積したノウハウをきちんとした文書にして、十分な補足と共に新任者へ引き継ぐべきなのですが、言うは易しで非常にしんどい話です。もし異動が無ければ、ノウハウの文書化はほとんど無駄な作業になってしまいます。引継ぎに必要十分な時間も得られず、前任者が新しい部署での仕事に追い回される事も少なからずあるでしょう。

そんな時に、例えきちんとまではしていなくても、ちょっとしたノウハウがブログに蓄積されていれば、新任者にとっては十分に太い藁になるのではないでしょうか。また、例えブログのエントリという形であっても、一度電子的に文書化されていれば、後からきちんとした文書にまとめる労力もだいぶ少ないものになるでしょう。

3.企画ツールとしてのブログ(企画書未満、独り言以上のアイディアを発掘)
正式な企画書を起こすのは、非常に労力のかかる作業です。まして、企画部門に属していない人間が何かを企画しようとした場合、仕組み自体が用意されていない場合もあります。この点でブログは、作業時間という物理的な抵抗も、会議室のような公の場所で自分のアイディアを公開するという心理的な抵抗も、非常に少ない環境であると言えます。

また、一部の相手にアイディアを提案していただけでは却下されて終わっていたようなケースでも、もっと多くの人が目にすれば、そのアイディアの問題点の解決方法や、あるいはそのアイディアに反応した別のアイディアが生み出されるかもしれません。

社内にはまだまだ素晴らしいアイディアが眠っている、とは良く聞く言葉ですが、眠らせたままでは何の役にも立ちません。

4.議論ツールとしてのブログ
従来3に上げたようなアイディアの捻出には会議室でのブレインストーミングといった手法が用いられてきました。ご存知の通り、ブレストで出されたアイディアは実現性のあるものを取捨選択したり、具体的な実現方法を議論したりする必要があります。

この工程でもブログは利用が可能です。ブログにはコメントやトラックバックといった、議論のために必要な機能が備えられています。また、論理の流れを追う場合には、口語よりも文語の方が適しているというメリットもあります。

議論に使用する資料にしても、会議室へは整理をして、印刷をしてコピーをして持ち込まなければ使えませんが、ブログでは、web(イントラ)上に存在する資料であればリンクを張るだけで、簡単に掲示する事ができます。

これら3と4の工程を素早く頻繁に回せた場合と、会議室という場しか持っていない場合とを比べると、格段に企画力の差が生まれるのではないかと思います。